Controle de Fluxo de Caixa
e Pagamentos
Este documento é um guia intuitivo para ajudá-la a entender como funciona o controle financeiro da agência, explicando cada campo da planilha de forma clara e objetiva.
O que é este controle?
A planilha contas_a_pagar.xlsx é o instrumento que registra todos os compromissos financeiros da agência.
Inclui
- Pagamentos a fornecedores
- Despesas operacionais
- Contratos de artistas
- Custos de eventos
A gestão acompanha
- O que precisa ser pago
- Quando precisa ser pago
- Quem deve receber
- Se já foi pago ou não
Estrutura da Planilha
Principal - todos os lançamentos financeiros do período.
Catálogo de categorias para classificação (De/Para).
Guia de Cada Campo
Referente à aba principal Aging List.
Campos de Identificação
Campos de Data
Explicação Importante: Competência vs Caixa
Para o DRE (Demonstrativo de Resultado), usamos a data de competência - não a data de pagamento. Isso segue as normas contábeis brasileiras.
- Regime de Caixa: Quando o pagamento é feito fisicamente (
Data Pagto). - Regime de Competência: Quando a despesa ocorreu de fato (
Competência).
No DRE, essa despesa deve aparecer em Janeiro (Competência) para mostrar o lucro real daquele mês, e não em Fevereiro (Pagamento).
Campos de Valor
Entendendo os Números Negativos
Na contabilidade da agência, valores de despesas são representados com sinal negativo (ex: -R$ 1.000,00). Isso ajuda a identificar rapidamente que é uma saída de dinheiro do caixa. Para converter para visualização positiva em seus próprios controles, basta multiplicar por -1.
Campos de Status
Status Principal
Conciliação (Conc.)
Reconciliado
Significa que o valor na planilha foi conferido e bate exatamente com o extrato bancário.
Campos de Classificação
Como Interpretar os Números
Valores Totais Atuais
Total Devido
R$ 13.198k
Total de compromissos históricos
Total Pago
R$ 10.382k
Volume financeiro já quitado
A Pagar (Pendente)
R$ 2.815k
Diferença aguardando pagamento
Volume de Lançamentos por Status
(paid)
(received)
(payable)
(receivable)
(cancelled)
Classificação das Despesas (Cashflow)
Para entender exatamente para onde o dinheiro está indo, as contas são divididas nestas grandes categorias:
Receitas (Entradas)
- Bookings nacionais Contratos de artistas nacionais
- Bookings internacionais Contratos de artistas internacionais
- Eventos (r) Receita proveniente de eventos produzidos
- Mgmt (r) Management de artistas exclusivos
- Music (r) Receitas de streaming/direitos musicais
- Receita Financeira Rendimentos de investimentos e juros
Despesas Operacionais
- Despesas Adm. Gerais Água, luz, internet, material de escritório
- Aluguel Locação de escritório e equipamentos
- Equipe Bookings Folha/PJ da equipe comercial e agentes
- Equipe Corporate Folha/PJ administrativo, financeiro, RH
- Equipe Internacional Equipe dedicada a artistas gringos
- Assinaturas Softwares, sistemas, plataformas (SaaS)
- Viagens e estadias Passagens, hotéis, traslados da equipe/artistas
- Comissões de venda Comissionamento de agentes por shows
Despesas Tributárias
Despesa Financeira
Agrupa custos com bancos e juros:
- Taxas de manutenção de conta
- Tarifas de Pix/TED/Boleto
- Juros por atraso ou multas
- IOF
Alertas e Inconsistências na Planilha
Durante a análise da estrutura atual, identificamos alguns pontos que requerem sua atenção no dia a dia:
1. Cuidado com Campos com Fórmulas
2. Inconsistências de Dados
CNPJs Sem Padrão
Alguns CNPJs estão formatados com pontos e barras (XX.XXX.../0001-XX), outros apenas números. Isso dificulta a busca de um fornecedor.
Coluna Duplicada
A coluna "Conta" aparece duas vezes na planilha com propósitos aparentemente diferentes. Gera confusão na classificação.
Valores Negativos
Todos os valores estão como negativos. Requer atenção redobrada ao extrair relatórios para evitar soma incorreta.
Oportunidades de Melhoria (Roadmap)
Alta Prioridade (Curto Prazo)
1. Catálogo de Categorias
Transformar a aba "Nomenclaturas" em dropdown obrigatório para evitar erros de digitação.
2. Alertas de Vencimento
Implementar avisos automáticos X dias antes do vencimento para não depender de checagem manual.
3. Classificação Automática DRE
Ao selecionar o "Cashflow", o sistema deve definir a linha do DRE sozinho.
4. Validação de CNPJ
Forçar formato padrão e autocompletar dados do fornecedor.
Média Prioridade (Médio Prazo)
5. Controle de Versão
Registrar quando/quem alterou o documento.
6. Dashboard Visual
Gráficos de evolução para análise gerencial rápida.
7. Mapa de Inadimplência
Histórico de atrasos e pagamentos pendentes por fornecedor.
Baixa Prioridade (Longo Prazo)
8. Conciliação Automática
Integração bancária para marcar "Pago" automaticamente.
9. Exportação Profissional
PDFs com design da agência para apresentação a diretoria e sócios.
Como Aplicar Esta Informação
Para o DRE
Filtre ou agrupe pelo campo "Competência" para classificar as despesas no período correto do Demonstrativo de Resultado e ver o lucro real.
Para o Fluxo de Caixa
Filtre pelo campo "Data Pagto" para analisar as saídas reais de dinheiro do banco por dia, semana ou mês.
Controle Operacional
- Filtre "payable" para ver o que pagar.
- Ordene por "Data devida".
- Cheque "Contra-parte" para os beneficiários.
Glossário Rápido
DRE
Demonstrativo do Resultado do Exercício. Relatório contábil oficial que confronta receitas x despesas para achar o lucro.
Fluxo de Caixa
Movimento literal de entrada e saída de dinheiro nas contas bancárias da agência.
Regime de Competência
Método que registra a conta no mês em que o fato gerador ocorreu (ex: o mês do show), não quando foi pago.
Regime de Caixa
Método que registra a conta estritamente no dia em que o dinheiro saiu/entrou na conta.
Aging List
Relatório de "idade das contas". Lista de dívidas organizadas por quão antigas estão ou quando vão vencer.
Conciliação
Ato de cruzar os dados da planilha com o extrato do banco para ter 100% de certeza que não falta nada.
Próximos Passos Recomendados
Validar os dados atuais
Revisar se todos os lançamentos com status "payable" ainda são realmente devidos.
Mapear fornecedores
Garantir que todos os CNPJs recorrentes da agência estão cadastrados corretamente sem duplicidade.
Uniformizar categorias
Aprovar o modelo final de "Cashflow" da aba Nomenclaturas para padronizar de hoje em diante.
Migrar para o sistema / Automação
Importar dados para o novo ERP financeiro utilizando os mapeamentos estabelecidos neste documento.
Criar rotinas
Estabelecer processos (ex: "toda sexta-feira aprovar pagamentos da próxima semana").